Hướng dẫn sử dụng

Bạn tra cứu và xác nhận đã đọc tài liệu. Bạn không soạn thảo hay phê duyệt.

1. 1. Vào Tài liệu trên thanh menu, gõ mã hoặc tên tài liệu vào ô tìm kiếm.
2. 2. Bấm vào tài liệu, rồi bấm PDF đóng dấu để tải bản có mã QR xác thực.
3. 3. Nếu mục Cần đọc có số đếm đỏ, vào đó và xác nhận các tài liệu được giao.

Chỉ dùng bản tải từ hệ thống. Bản chụp màn hình hay bản in cũ không được coi là tài liệu kiểm soát.

Bạn soạn thảo và nộp tài liệu. Bạn không tự phê duyệt bản của chính mình.

1. 1. Vào Mẫu tài liệu để lấy bản thảo có sẵn cấu trúc ISO, hoặc Tài liệu để tải lên tệp Word bạn đã có.
2. 2. Điền mã tài liệu, tên, phòng ban áp dụng và lý do ban hành.
3. 3. Tải tệp về, chỉnh nội dung theo thực tế công ty bạn.
4. 4. Vào lại tài liệu, bấm Check-in phiên bản mới, tải tệp đã sửa lên và ghi lý do thay đổi.
5. 5. Hệ thống tự đưa vào luồng duyệt. Theo dõi tiến độ ở Tổng quan.

Bạn quyết định tài liệu có được ban hành hay không. Quyết định của bạn được ký điện tử và lưu vĩnh viễn.

1. 1. Vào Phê duyệt trên menu. Có số đếm nghĩa là đang có việc chờ bạn.
2. 2. Đọc phần 5W1H để hiểu vì sao có thay đổi này, trước khi mở tệp.
3. 3. Tải tệp về đọc nội dung thật, hoặc bấm So sánh phiên bản để xem đã đổi những gì.
4. 4. Chọn Phê duyệt, Yêu cầu chỉnh sửa, hoặc Từ chối. Hai lựa chọn sau bắt buộc ghi lý do.

Bạn thiết lập hệ thống cho cả công ty. Làm đúng thứ tự sau khi mới nhận bàn giao.

1. 1. Khai báo phòng ban Đây là danh mục cho trường WHERE trong nhật ký 5W1H, nên phải khai trước khi tạo người dùng.
2. 2. Tạo tài khoản người dùng Gán vai trò và phòng ban cho từng người. Vai trò quyết định họ thấy gì và làm được gì.
3. 3. Định nghĩa luồng duyệt Ai duyệt cấp một, ai duyệt cấp hai, duyệt nối tiếp hay song song.
4. 4. Cấu hình múi giờ và kho lưu trữ Chọn nơi lưu tệp gốc: Google Drive, SharePoint hoặc S3 của chính công ty bạn.
5. 5. Dựng bộ tài liệu lõi Bắt đầu từ thư viện 35 mẫu ISO có sẵn thay vì soạn từ trang trắng. Mở Thư viện mẫu
6. 6. Phổ biến trang hướng dẫn này cho nhân viên Mỗi người sẽ tự thấy phần dành cho vai trò của mình.